Compliance

Whistleblower

Den stigende internationalisering gør, at de juridiske udfordringer hele tiden vokser. Derfor arbejder vi (Lidl Danmark K/S, i det følgende også Lidl) hele tiden på at tilpasse vores processer og systemer til de retlige spilleregler, vi er underlagt.

Et af vores vigtige forretningsprincipper lyder. ”Vi overholder gældende ret og interne retningslinjer”. Compliance er på den måde en afgørende del af vores virksomhedskultur, og som et led i vores arbejde med compliance understøtter og rådgiver vi vores kolleger i forhold til overholdelse af dette forretningsprincip. I den forbindelse et det vigtigt på et så tidligt tidspunkt som muligt at identificere potentielle forseelser og overtrædelser af gældende ret og/eller interne retningslinjer begået af eller overfor en medarbejder i ind- eller udland i forbindelse med sit job.

Formålet med whistleblowerordningen:

Whistleblowerordningen har til formål:
•    at øge mulighederne for, at ansatte, kunder og samarbejdspartnere kan ytre sig om complianceovertrædelser uden at frygte for negative konsekvenser
•    at beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblower- ordningen.

Anvendelse af whistleblowerordningen:

Whistleblowerordningen kan anvendes af alle Whistleblowerordningen kan således også anvendes af tidligere ansatte eller personer som har været igennem en ansættelsesproces eller andre forhandlinger hos Lidl.

Whistleblowerordningen kan benyttes til at indberette oplysninger om alvorlige forseelser, herunder strafbare forhold, grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer og grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen. Det kan f.eks. dreje sig om;
•    overtrædelse af en tavshedspligt,
•    misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
•    overtrædelse af databeskyttelsesloven
•    overtrædelse af interne retningslinjer (f.eks. gaver og interessekonflikter etc.)
•    overtrædelse af regnskabsmæssige, finansielle eller skattemæssige karakter
•    krænkelse at privatlivets fred f.eks. chikane, krænkelse af menneskerettigheder mv.

Vær opmærksom på, at øvrige anliggender (f.eks. udeblivelse af reklameavis, parkeringspladsforhold) ikke kan behandles i ordningen. I sådanne tilfælde skal du kontakte vores kundeservice.

Beskyttelse af whistleblowere:

De almindelige databeskyttelsesretlige regler finder anvendelse. Det indebærer bl.a., at oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen skal iagttages med de undtagelser, der følger af reglerne på området.

Whistlebloweren, der indgiver indberetninger til whistleblowerordningen, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro, medmindre anmelderen selv er delagtig i overtrædelsen. Ved vurderingen af, om en indberetning er afgivet i god tro, skal det indgå, om whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningernes anvendelsesområde.

Hvis indberetningen er afgivet i god tro, anses whistlebloweren ikke for at have tilsidesat en lovbestemt tavshedspligt og ifalder ikke nogen form for ansvar herfor, forudsat at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at indberetningen af de pågældende oplysninger var nødvendig for at afsløre complianceovertrædelser. Det samme gælder, hvis whistlebloweren har skaffet sig uberettiget adgang til oplysningerne som er indberettet, forudsat at sådan en handling ikke udgør en selvstændig strafbar handling og at indberetningen er afgivet i god tro.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Oplysninger, der er indberettet i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for whistlebloweren, der har indgivet oplysningen. Der vil også i visse kvalificerede tilfælde kunne være grundlag for en politianmeldelse, f.eks. hvis en whistleblower indgiver urigtige oplysninger med forsæt til, at en uskyldig derved bliver sigtet, dømt eller undergivet strafferetlig retsfølge for et strafbart forhold.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med Whistleblowerordning:

Hvem er dataansvarlig?

Lidl Danmark K/S , Profilvej 9, 6000 Kolding, CVR-nr.: 26630797. Lidl har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som kan kontaktes på databeskyttelse@lidl.dk.

Hvilke oplysninger behandler vi og hvor får vi dem fra?

I forbindelse med at du anvender whistleblowerordningen, behandler vi de oplysninger du angiver i din henvendelse. Det kan f.eks. være dine kontaktoplysninger eller oplysninger om den person, som henvendelsen drejer sig om.

Henvendelse via whistleblowerordningen kan foretages anonymt. I sådant tilfælde behandler Lidl ikke personoplysninger om anmelderen.

Hvorfor behandler vi dine oplysninger og på hvilket retsgrundlag? (Formål/retsgrundlag)

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne behandle den henvendelse du indgiver gennem whistleblowersystemet.  
Retsgrundlaget for behandlingen er en retlig forpligtigelse, da der påhviler Lidl en forpligtigelse til at have en whistleblowerordning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c.

Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi anvender en databehandler i forbindelse med hosting af whistleblowersystemet. Databehandleren behandler kun oplysningerne efter instruks fra Lidl og behandler derved ikke oplysningerne til egne formål. Dine personoplysninger deles ikke med andre, medmindre det er nødvendigt for at kunne opnå formålet med behandlingen. I et sådant tilfælde, vil du altid blive givet muligheden for at være anonym, hvorefter dine oplysninger ikke deles.

Hvor lang tid opbevarer vi dine oplysninger?

Oplysningerne opbevares så længe de er relevante for behandling af henvendelsen. Oplysningerne anonymiseret så snart det er muligt, og opbevares derefter i anonymiseret form for dokumentationsbehov, dog højst 5 år.

Hvilke rettigheder har du i forbindelse med behandling af dine oplysninger?

I forbindelse med behandling af dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:
a.    ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger der behandles om dig,
b.    ret til at få oplysninger om dig berigtiget
c.    ret til at få oplysninger om dig slettet,
d.    ret til at kræve begrænsning af behandlingen af oplysninger om dig,  
e.    ret til at modtage de oplysninger, der behandles om dig, i et struktureret format, samt
f.    ret til at gøre indsigelse mod behandling af oplysninger om dig.

Du har mulighed for, at rette henvendelse til, Datatilsynet, tilsynsmyndighederne for databeskyttelse (dt@datatilsynet.dk), hvis du er utilfreds med Lidl’s behandling af dine personoplysninger.

Behandling af oplysninger om personer der whistleblowes om:

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra b, at oplysningspligten ikke skal iagttages, hvis det sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i væsentlig grad vil hindre opfyldelsen af formålet med behandlingen, i dette tilfælde behandlingen af indkomne henvendelser til en whistleblowerordning.  Anvendelsen af undtagelsesbestemmelsen vil kræve en konkret vurdering og undtagelsen gælder alene i det omfang hensynene til at undlade at opfylde oplysningspligten forsat gør sig gældende. Oplysningspligten vil derfor kunne indtræde på et senere tidspunkt, hvorefter denne opfyldes over for den registrerede.

Kommunikationskanaler:

Hvis du bemærker tegn på en compliance-overtrædelse, kan du rapportere dem via flere forskellige kommunikationsplatforme, se nedenfor. Alle henvendelser bliver behandlet strengt fortroligt og hvis det ønskes – anonymt.

 

Det er dine muligheder

Hvis du ønsker at komme i kontakt med hovedkontorets Compliance Officer, kan du benytte dig af disse to kommunikationsveje:

Du kan sende en mail til compliance@lidl.dk
Du kan inden for almindelig kontortid ringe på telefonnummeret 76350200.

Vores Whistleblower-system kan bruges til at anmelde Compliance-overtrædelser i hele verden og i alle døgnets 24 timer.

Du finder det her.

Du vil som anmelder blive guidet gennem anmeldelsesprocessen, og du afgør selv, om anmeldelsen skal være anonym. Via systemet kan du oprette en postkasse/mailboks til dialog og besvarelse af opfølgende spørgsmål, så der kan udveksles information med Lidls compliance-afdeling også i de tilfælde, hvor du ønsker at være anonym.

Du har også mulighed for at kontakte den uafhængige advokat Stefan Reinel (H) fra Njord Law, som kan kontaktes på telefonnummer 77401199 i tidsrummet 9.00 – 18.00 eller på mail whistleblower-lidl@njordlaw.com.

Stefan Reinel er som advokat underlagt tavshedspligt og må ikke videregive personlige informationer om anmelderen, medmindre der er givet samtykke til det. Stefan Reinel vil i sit arbejde efterprøve alle oplysninger. Hvis der er en rimelig formodning om en compliance-overtrædelse, vil han sende de respektive oplysninger til den compliance-ansvarlige hos Lidl.

Øvrige henvendelser

Vær opmærksom på, at kommunikationskanalerne er forbeholdt compliance-overtrædelser.

 

Henvendelser der ikke vedrører compliance-overtrædelser, fx manglende modtagelse af tilbudsavis, reklamation over et produkt købt i Lidl eller lignende, vil ikke blive behandlet i dette regi.

 

Sådanne henvendelser bedes rettes til vores kundeservice på mail kundeservice@lidl.dk